介護／介護事業者A様
3拠点化を見据えた本部機能の整備と委託先の交通整理
代表が委託先5社の交通整理役を兼ねていた構造を解消。3拠点化に必要な本部運営手順書のひな型まで完成させた事例。
- 業種
- 介護
- 規模レンジ
- 職員30名規模・1拠点（訪問看護ステーション）
- 課題タグ
- 拠点展開・本部整備
01Before
導入前の状態。
- 委託先各社が個別最適で動き、最終調整を代表が一手に担う構造
- 依頼の発生点・担当・期限・完了確認が一元化されておらず、漏れが頻発
- 届出・採用・労務は「判断」と「事務処理」が混在
- 1拠点では回っていたが、3拠点化に必要な標準運営が未整備
- 代表の調整工数が月20-40時間で恒常化し、新規事業計画に時間が割けない
02Trigger
依頼のきっかけ。
3年で3拠点化を計画する中、現状のままでは2拠点目で運営崩壊するリスクを代表が認識。本部機能の整備を「拠点拡大の前提条件」と位置付けて依頼。
03Action
実施内容（Phase別）。
01
Phase 1（1ヶ月）整理
- 既存業務の棚卸しと業務カタログ化
- 委託先5社の役割整理と一覧化
- 滞留案件の洗い出しと優先度付け
- 厚労省届出・更新の棚卸しと届出管理台帳の初期整備
02
Phase 2（2-3ヶ月）設計
- 依頼受付フォームの設計（カテゴリ別・担当別）
- 窓口一本化ルールの策定
- SLA（対応期限）設計／RACI表（実行・承認・相談・報告）の作成
- 承認フロー・差し戻しルールの設計／経営層への上申整理ルールの策定
03
Phase 3（4ヶ月以降）運用
- 月2回の現地訪問＋随時オンライン対応
- 月次レポート作成・KPI管理（案件数・対応速度・未処理件数）
- 委託先との定例MTG設計と議事録テンプレ運用
04
Phase 4（継続）改善
- 3拠点化に向けた標準運営手順書の随時アップデート
- 届出管理台帳の継続的更新
04After
変化。
- 代表の調整工数が大幅に減少（実測ベース：月20-40時間の削減余地）
- 「誰に何を頼めばよいか」が明確になり、現場スタッフの業務ストレスが低下
- 委託先5社の役割が明文化され、再確認・差し戻し工数が減少
- 届出関連の滞留案件はゼロに（運用開始から6ヶ月時点）
- 2拠点目以降の立ち上げに使える運営手順書のひな型が完成
05Number
数字（実測値レンジ）。
数字はすべて継続契約の中で実測したもの。目標値や仮定値は混ぜていません。
- 01
代表の調整工数削減：月20〜40時間（経営者時給5,000円換算で年120〜240万円相当・実測ベース）
- 02
委託先間の差し戻し件数：半数以下に減少（運用開始6ヶ月時点）
- 03
滞留届出案件：ゼロを維持中
06Plan & Period
提供サービスと、期間。
- 提供サービス
- じむちょーくん（スタンダード相当）
- セレナ（10時間/月）併用
- 期間
- 2026年3月〜継続中（Phase 3移行済み）
- 料金レンジ
- 月¥330,000〜¥385,000（じむちょーくん＋セレナ併用、初期費用 別）
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